Mengatur jam kerja otomatis di WhatsApp bisnis dilakukan dengan mengaktifkan fitur pesan otomatis yang terjadwal sesuai jam operasional toko, sehingga pelanggan yang chat di luar jam kerja tetap mendapat balasan informatif, misalnya kapan toko buka kembali. Fitur ini tersedia di WhatsApp Business App maupun sistem CRM yang lebih lengkap dengan pengaturan jadwal per hari.
Banyak pelanggan kecewa saat chat malam hari atau akhir pekan tidak dibalas sama sekali, padahal cukup dengan pesan otomatis sederhana, mereka sudah bisa tahu kapan harus menunggu respons. Berikut cara mengatur jam kerja otomatis supaya bisnis tetap terasa responsif meski admin sedang tidak online.
Kenapa Jam Kerja Otomatis Penting
Pelanggan yang tidak mendapat respons apa pun sering menganggap tokonya sudah tutup permanen atau tidak profesional. Dengan pesan otomatis, kesan ini bisa dihindari meski admin memang sedang istirahat.
- Pelanggan tetap merasa dihargai meski chat di luar jam kerja
- Mengurangi risiko pelanggan pindah ke kompetitor karena merasa diabaikan
- Memberi informasi jelas kapan mereka bisa mendapat balasan penuh
- Membantu menyaring pertanyaan mendesak yang bisa diarahkan ke kontak darurat jika ada
Cara Mengatur Jam Kerja Otomatis
1. Tentukan Jam Operasional dengan Jelas
Tetapkan jam buka dan tutup untuk setiap hari, termasuk hari libur khusus seperti tanggal merah atau cuti bersama, supaya pesan otomatis akurat.
2. Susun Pesan yang Informatif dan Ramah
Contoh pesan yang baik: "Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Saat ini di luar jam operasional. Kami buka kembali Senin-Sabtu pukul 08.00-20.00 WIB. Pesan Anda akan kami balas secepatnya." Pesan seperti ini tetap hangat dan jelas tanpa terkesan kaku.
3. Aktifkan di Sistem yang Digunakan
Jika memakai WhatsApp Business App, fitur ini ada di menu pengaturan bisnis. Untuk kebutuhan lebih fleksibel seperti jadwal berbeda tiap hari, sistem CRM WhatsApp biasanya menawarkan pengaturan yang lebih detail.
4. Kombinasikan dengan AI Chatbot
Untuk pertanyaan sederhana di luar jam kerja seperti cek stok atau harga, AI chatbot bisa langsung menjawab tanpa perlu menunggu admin online keesokan harinya.
Contoh Perbedaan Nada Pesan Otomatis
Nada bahasa dalam pesan otomatis di luar jam kerja perlu disesuaikan dengan karakter brand Anda, karena ini adalah kesan pertama yang diterima pelanggan saat toko sedang tutup.
- Untuk brand yang santai, gunakan bahasa hangat dan sedikit personal seperti sedang mengobrol dengan teman
- Untuk brand yang lebih formal, tetap gunakan bahasa sopan namun ringkas dan jelas
- Hindari nada yang terlalu kaku atau justru terlalu bercanda sehingga terkesan tidak profesional
Contoh Kasus: Toko Roti Rumahan
Sebuah toko roti rumahan yang bukanya hanya pukul 07.00 sampai 17.00 sering kehilangan calon pembeli yang chat malam hari karena tidak ada balasan sama sekali, dan paginya pelanggan sudah keburu pesan di tempat lain. Setelah mengaktifkan pesan otomatis di luar jam kerja yang menjelaskan jam operasional sekaligus menyarankan pelanggan meninggalkan pesanan yang akan diproses pagi harinya, toko ini berhasil menjaring lebih banyak pesanan yang sebelumnya hilang begitu saja.
Bagaimana HubSini Membantu Mengatur Jam Kerja
HubSini memungkinkan Anda mengatur jam operasional per hari secara fleksibel, lengkap dengan pesan otomatis yang bisa disesuaikan gaya bahasanya. Selain itu, di luar jam kerja, AI chatbot HubSini tetap bisa menjawab pertanyaan dasar pelanggan seperti stok produk atau cara pemesanan, sehingga peluang closing tidak hilang begitu saja hanya karena admin sedang tidak online.
Dengan pengaturan ini, bisnis Anda tetap terlihat responsif 24 jam meski toko fisik atau admin punya jam kerja terbatas.
Kombinasi dengan Strategi Lain
Jam kerja otomatis akan lebih efektif jika dikombinasikan dengan strategi komunikasi lain, sehingga pengalaman pelanggan tetap terasa mulus dari awal chat sampai admin online kembali.
- Gunakan quick reply untuk pertanyaan lanjutan yang muncul segera setelah pesan otomatis terkirim
- Prioritaskan membalas chat yang masuk di luar jam kerja begitu admin online, jangan sampai tertumpuk terlalu lama
- Informasikan jam kerja juga di bio profil WhatsApp Business supaya pelanggan tahu sebelum mulai chat
- Evaluasi berkala apakah jam operasional yang ditetapkan masih sesuai dengan pola chat pelanggan yang masuk
Menyesuaikan Jam Kerja dengan Musim Ramai
Saat musim ramai seperti menjelang hari besar, pertimbangkan memperpanjang jam operasional sementara atau menambah kapasitas AI chatbot untuk menangani lonjakan pertanyaan, supaya pesan otomatis di luar jam kerja tidak terlalu sering muncul di saat permintaan justru sedang tinggi.
FAQ
Apakah pesan otomatis di luar jam kerja bisa disesuaikan tiap hari?
Bisa, terutama jika menggunakan sistem CRM WhatsApp yang mendukung pengaturan jadwal berbeda untuk tiap hari dalam seminggu.
Apakah pelanggan bisa tetap chat meski dapat pesan otomatis?
Bisa, pesan otomatis hanya memberi informasi, pelanggan tetap bisa mengirim pesan lanjutan yang akan dibalas admin saat jam kerja dimulai.
Apakah AI chatbot bisa menggantikan admin sepenuhnya di luar jam kerja?
Untuk pertanyaan dasar bisa, tapi untuk kasus kompleks atau komplain sensitif, sebaiknya tetap dialihkan ke admin saat jam kerja aktif.
Bagaimana jika ada pertanyaan mendesak di luar jam kerja?
Anda bisa menambahkan kontak darurat khusus di pesan otomatis untuk kasus tertentu, misalnya urusan yang benar-benar tidak bisa menunggu.
Ingin bisnis Anda tetap terasa responsif 24 jam? Coba HubSini gratis dan atur jam kerja otomatis Anda sekarang.